Hoe bereid je een eerste zakelijk gesprek voor?

Bepaal eerst waarom je het gesprek voert

Schrijf voor het gesprek in één zin op wat je wilt bereiken.

Bijvoorbeeld:

• Ik wil ontdekken of mijn dienstverlening aansluit bij wat dit bedrijf nodig heeft.
• Ik wil onderzoeken of we iets voor elkaar kunnen betekenen.
• Ik wil weten wie binnen de organisatie de juiste persoon is om verder mee te praten.
• Ik wil een concrete vervolgstap afspreken.

Gebruik je doel als richting voor het gesprek en geef ruimte aan wat je gesprekspartner vertelt.

Zoek vooraf een paar dingen uit

Zorg in ieder geval dat je antwoord hebt op deze vragen:

• Wat doet het bedrijf?
• Met wie heb je een gesprek en wat is zijn of haar rol?
• Waarom heb je juist met dit bedrijf contact?
• Welke behoefte of ontwikkeling kan relevant zijn voor jouw aanbod?
• Is er recent iets gebeurd bij het bedrijf dat belangrijk is voor het gesprek?

Controleer belangrijke informatie bij betrouwbare bronnen, bijvoorbeeld de website van het bedrijf of het LinkedIn-profiel van je gesprekspartner.

Bedenk wat jij kunt toevoegen

Bereid je eigen verhaal voor en bedenk wat je voor de ander kunt betekenen.

Denk vooral na over:

Waarom zou dit gesprek voor de andere partij interessant kunnen zijn?

Probeer dat vooraf in één of twee zinnen te formuleren.

Zo voer je het gesprek vanuit een mogelijke aansluiting tussen beide partijen.

Bereid een paar goede vragen voor

Neem een paar gerichte vragen mee.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Hoe pakken jullie dit nu aan?
• Waar lopen jullie daarbij tegenaan?
• Wat vinden jullie hierin belangrijk?
• Wat zou je graag anders willen zien?
• Wie zijn hier binnen de organisatie nog meer bij betrokken?
• Waar zou een mogelijke samenwerking voor jullie aan moeten voldoen?

Luister naar de antwoorden en vraag door. Gebruik je voorbereide vragen als houvast en geef ruimte aan het gesprek.

Weet ook wat je wilt vertellen

Bereid een korte uitleg voor over:

• wat je doet;
• voor wie je dat doet;
• waarbij je kunt helpen;
• waarom dat mogelijk relevant is voor deze organisatie.

Houd je uitleg kort en relevant. Vertel wat nodig is om te bepalen of verder praten zinvol is.

Maak afspraken over het vervolg

Aan het einde van het gesprek moet duidelijk zijn wat er daarna gebeurt.

Dat kan bijvoorbeeld zijn:

• een vervolgafspraak plannen;
• aanvullende informatie toesturen;
• een voorstel maken;
• iemand anders binnen de organisatie spreken;
• een introductie krijgen;
• eerst iets verder uitzoeken;
• vaststellen dat een andere partij of een later moment beter past.

Ook die laatste uitkomst kan waardevol zijn. Je weet beter welke partijen en momenten bij je passen.

Leg het gesprek kort vast

Noteer na afloop:

• wat je hebt besproken;
• wat belangrijk was voor de andere partij;
• welke kansen of vragen er zijn;
• wie eventueel nog betrokken moet worden;
• wat de afgesproken volgende stap is;
• wanneer je weer contact opneemt.

Een eenvoudige voorbereiding

Gebruik deze vijf punten:

1. Mijn doel

Wat wil ik uit dit gesprek halen?

2. Het bedrijf

Wat moet ik vooraf weten?

3. Mijn gesprekspartner

Met wie spreek ik en waarom?

4. Mijn vragen

Wat wil ik van de ander begrijpen?

5. De volgende stap

Wat zou na dit gesprek een logisch vervolg zijn?

Een eerste gesprek is een verkenning van mogelijkheden. Het belangrijkste is dat je na het gesprek beter weet of er een goede aansluiting is en wat de volgende stap wordt.